Por: Raymond Dux Sy

La gestión de permisos de usuario en SharePoint puede ser un arma de doble filo. Por un lado, se permite a los usuarios la responsabilidad de definir quién puede hacer qué en los sitios de SharePoint sin depender en gran medida de la información. Sin embargo, en el otro lado, la gestión de usuarios puede ser un desastre total sin la debida orientación y un proceso bien definido.

Aquí hay cinco medidas prácticas que cada propietario de un sitio de SharePoint puede hacer para manejar efectivamente los usuarios de SharePoint:

1. Identificar los requisitos de comunicación

Antes de añadir los usuarios a un sitio de SharePoint, es importante identificar sus necesidades de comunicación. Por ejemplo, si tiene un sitio de SharePoint destinado al manejo de proyectos, las necesidades de comunicación pueden ser:

2. Agrupar a los usuarios de la web

Una vez que sepa cuáles son las necesidades de comunicación para los miembros de su sitio, agrupelos basado en los grupos de SharePoint. Por default, se crean tres grupos de SharePoint para cada sitio. Estos grupos corresponden a un nivel de permisos específicos - que define lo que un usuario puede hacer o no en el sitio.

Mediante la agrupación de usuarios, es más fácil de administrar y mantener los permisos en comparación con la asignación directa de un nivel de permisos a un usuario del sitio.

3. Mapear los requisitos de comunicación a la lista o biblioteca de permisos

Los permisos del sitio desequilibran típicamente cuando las listas o bibliotecas de SharePoint se redefinen sin rumbo. Una manera eficiente de prevenir la mala gestión de permisos es identificar diferentes permisos de lista o biblioteca sobre la base de sus necesidades de comunicación desde el paso 1.

Nota del Editor: Lea más de SharePoint desde Dux Raymond Sy, incluyendo 5 razones por las que la ignorancia ejecutiva de SharePoint Ejecutivo no es felicidad".

4. Reforzar la administración de permisos

Directamente relacionadas con permisos definidos vagamente, está la falta de un proceso estructurado de administración de permisos en un sitio de SharePoint. Tras reforzar el proceso de cambio de permisos, el riesgo de mala gestión se reduce considerablemente.

Por ejemplo, puede educar a los usuarios del sitio con el simple proceso de cambiar los permisos:

1. Que el usuario solicite cambio de permisos debido a una razón válida.
2. Que la solicitud de cambio se envíe entonces al propietario o administrador del sitio.
3. El propietario o administrador del revisa la solicitud.
4. El propietario o administrador toma una decisión y documenta los cambios:
   • En caso afirmativo, el permiso de usuario se actualiza y se informa al solicitante
   • Si no, que el solicitante sea informado.
   • Si se hará más adelante, el propietario del sitio calendariza la solicitud para revisarla de nuevo y avisa al solicitante.

5. Documentar y mantener la información de acceso al sitio.

Como parte de las responsabilidades del propietario del sitio es fundamental que los primeros cuatro pasos sean documentados para cada sitio de SharePoint. Haciéndolo, IT puede manejar mejor las cuestiones de gestión de usuarios, rastreando cómo han sido definidos los usuarios y los permisos del sitio.

Siéntase libre para descargar esta plantilla de Gestión de Usuarios de SharePoint.


Las Mejores Prácticas en la Gestión de usuario de SharePoint

Contenido: La capacidad de empoderamiento de SharePoint para crear sitios de colaboración permite a los propietarios del sitio para definir usuarios y permisos con facilidad. Sin embargo, esta puede ser un arma de doble filo, sobre todo si estos permisos no son bien manejados. En esta presentación, usted aprenderá los fundamentos de la creación de usuarios y permisos de SharePoint, técnicas efectivas de identificación de las necesidades de comunicación e información de usuarios; cómo asignar un plan de comunicación a usuarios del sitio de SharePoint, y las mejores prácticas en la gestión de los permisos de usuario de SharePoint.
Nivel técnico: Básico.
Audiencia: Administradores de proyecto, usuarios de negocio, usuarios poderosos, administradores de IT.



Fuente: CMS wire
Traducción: SIP

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